trouver la bonne fonction dans excel

Publié le 20 Juillet 2009

objectif : mettre en place une relance par mail des abonnements en mairie

étape 1 : saisie du tableau calculant les échéances
étape 2 : saisie du tableau de données pour le mailing
étape 3 : rédaction lettre type et lancement du publipostage
étape 4 : mise en place du mailing

Les étapes 3 et 4 ne présentent pas de difficulté. Elles ne sont que la répétition avec des données différentes du billet sur publipostage et mailing.

Les étapes 1 et 2 amènent à utiliser des fonctions de date et de recherche dans excel. Ce billet essaie de montrer comment trouver la bonne fonction en utilisant l'aide, et internet si l'aide ne suffit pas.

étape 1

saisie rapide

- touche tabulation pour valider permet de saisir plus rapidement
- saisie minimale d'une date : utiliiser le clavier numérique, pour le 01/10/2008, il suffit de saisir le 1/10/8.

recherche de la formule d'échéance

une simple addition ne suffit pas, excel comprend le nombre de mois comme un nombre de jours.


ouvrir alors le bouton coller une fonction et chercher dans les fonctions date et heure, aucune ne correspond à la recherche.

taper sur internet calcul date et durée excel, d'après l'intitulé du début des articles, la page http://bvrve.club.fr/Astuces_Michel/06excel.html est une bonne solution.

comprendre la formule

Il s'agit d'une formule imbriquée, pour la comprendre, il est utile de la décomposer.


recopie incrémentée de cette formule avec la croix noire et avec un copier - coller si la cellule est distante.
les références dans la cellule sont relatives : elle s'incrémentent d'une colonne ou d'une ligne en fonction du déplacement.

Il est inutile d'écrire une 2e fois une formule complexe. Il vaut mieux faire une recopie incrémentée, ou un copier-coller, quitte à changer les références aux cellules.

étape 2 : données pour le mailing

fonction recherche

Le 2e onglet du classeur excel servira de base au mailing : il doit contenir les informations utilisées dans la lettre type : nom de la revue, échéance et adresse mail du destinataire.

Pour faire le lien entre le 1er et le 2e onglet du classeur, il faut utiliser une fonction de recherche qui permette à partir d'un code de retrouver nom et échéance de la revue.

la recopie incrémentée ne fonctionne pas.

références relatives et absolues

Il faut fixer la référence à la matrice en ajoutant des dollars à la référence

Sélectionner la barre de formule et utiliser la touche F4 pour faire apparaître les $
a1: g4 devient $a$1:$g$4.

Rédigé par béa

Publié dans #bureautique

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